Verwerking persoonlijke gegevens

Verwerking persoonlijke gegevens / privacybeleid      (versie schooljaar 2018-2019) 
 
Toelichting 
Medewerkers in dienst van de school zijn gehouden aan de wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit geldt ook voor personen die namens de school optreden. Als school delen wij geen vertrouwelijke gegevens met personen of organisaties buiten de school zonder uw toestemming. Hieronder vindt u informatie over gegevens die wij in bepaalde gevallen wél delen vanwege wettelijke verplichtingen. Ouders krijgen op school een formulier waarop een aantal keuzes expliciet gemaakt kan worden inzake toestemming.
 
Wat gebeurt er met de gegevens van een kind:
De administratieve gegevens van een kind en de uitslagen van bepaalde toetsen worden opgeslagen in het administratiesysteem van de school. Op onze school is dat ParnasSys. Dit programma voldoet aan de wettelijke veiligheidseisen (AVG-proof). Via het ouderportaal van ParnasSys kunnen ouders –op onze school- deze gegevens van hun kind inzien via een persoonlijke inlogcode. Daarnaast worden in ParnasSys verslagen van bepaalde gesprekken en eventuele aanvullende documenten rondom het kind digitaal bewaard. Deze zijn niet in te zien via het ouderportaal. Ouders kunnen een verzoek om inzage van het volledige dossier van hun kind indienen bij de directie van een school. Dit verzoek moet binnen drie werkweken worden ingewilligd. Gegevens blijven maximaal 5 jaar na vertrek van de school in het systeem staan en worden dan vernietigd. 
 
Gegevens die de school deelt (of kán delen) zonder voorafgaande toestemming van de ouders:
 
Aanmeldgegevens
Ouders vullen een aantal vertrouwelijke gegevens in op het formulier ‘Ouderverklaring’, waaronder opleidingsgegevens van de ouders en BSN van het kind. Deze gegevens zijn nodig om een kind op een school in te schrijven. De gegevens worden gedeeld met DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs). Dit is de instantie die namens de overheid de bekostiging van de scholen bepaalt. Scholen zijn verplicht om hierbij het BSN te verifiëren middels een kopie van het ID, geboortebewijs of uittreksel uit het persoonsregister van het kind. Op het formulier ‘ouderverklaring’ van onze school vindt u verdere toelichting over het verwerken van deze gegevens. Inschrijving op een school is in Nederland niet mogelijk zonder het verstrekken van deze gegevens. 
 
Wettelijke verplichting tot melding van zorg (Meldcode)
Medewerkers van scholen zijn wettelijk verplicht om bij vermoeden van huiselijk geweld of verwaarlozing melding daarvan te doen bij ‘Veilig Thuis’ (Jeugdbescherming); een overheidsinstantie. Bij deze melding worden naam- en adresgegevens, geboortedatum van het kind en de reden van zorg gedeeld. Voor het delen van deze gegevens is geen toestemming van de ouders nodig. Op onze school doen wij echter geen melding zonder eerst in gesprek te gaan met de ouders. Bij een officiële melding worden ouders eerst door ons op de hoogte gebracht (dit is geen wettelijke verplichting), tenzij er sprake is van zorg om de veiligheid van medewerkers. 
 
Wettelijke verplichting tot informatievertrekking Jeugdbescherming
Wanneer een gezinsonderzoek wordt ingesteld door de Jeugdbescherming is de schoolleiding verplicht hieraan desgevraagd mee te werken. Hierbij kunnen ook vertrouwelijke gegevens worden gedeeld. Wanneer de rechter een OTS (Onder ToezichtStelling) heeft uitgesproken voor een kind, is de school verplicht informatie die zij van belang acht actief te melden bij de toegewezen jeugdbeschermer. Ook is de school in geval van OTS verplicht gevraagde informatie met de jeugdbeschermer te delen. Op onze school zullen wij ouders op de hoogte stellen wanneer er sprake is van dergelijke contacten (dit is geen wettelijke verplichting), tenzij er sprake is van zorg om de veiligheid van medewerkers. 
 
GGD / Dienst Gezondheid & Jeugd – Bureau Leerplicht
Scholen zijn verplicht Bureau Leerplicht inzicht te verschaffen in de absentieregistratie. Scholen zijn daarnaast verplicht om ongeoorloofd verzuim actief te melden. Hierbij worden naam en geboortedatum van het kind verstrekt. De Dienst Gezondheid & Jeugd heeft via de gemeente toegang tot persoons- en adresgegevens. De dienst is verantwoordelijk voor het eigen privacybeleid. 
 
GGD / Dienst Gezondheid & Jeugd - Schoolartsendienst
Wanneer kinderen naar school gaan op 4-jarige leeftijd, stoppen de screenings op het consultatiebureau. De Jeugdarts van de Dienst Gezondheid en Jeugd neemt de screenings over. Als het kind in groep 2 en in groep 7 zit, leveren wij de betreffende groepslijsten met namen aan via onze administratie. Uitnodigingen voor de screenings worden via school verspreid. Inhoudelijke of vertrouwelijke informatie over kinderen geven wij niet door aan de dienst. Wanneer we dit in bepaalde gevallen in het belang van een kind toch wenselijk vinden, doen we dit slechts na overleg met de ouders en met hun toestemming. De Dienst Gezondheid & Jeugd heeft via de gemeente toegang tot persoons- en adresgegevens. De dienst is verantwoordelijk voor het eigen privacy-beleid. 
 
Gegevens delen met het Samenwerkingsverband en externe begeleiders  
 
Het samenwerkingsverband (SWV)  -  Ondersteuningsteam (OT)
Alle scholen in Nederland vallen onder een regionaal samenwerkingsverband. Via het samenwerkingsverband zijn er op elke school ondersteuningsteams. (Meer informatie: zie de schoolgids). Wanneer er bijzondere zorgen zijn over de ontwikkeling van een kind op cognitief of sociaal gebied of over de gezondheid of thuissituatie, dan wordt de casus van het kind besproken in het OT, waarbij adviezen van de deskundigen worden ingewonnen. Dit gebeurt nooit zonder expliciete schriftelijke toestemming van de ouders. Ouders worden uitgenodigd zelf aanwezig te zijn bij de OT-bespreking van hun kind op school. Waneer ouders geen toestemming geven voor bespreking van hun kind, kan de school een casus anoniem inbrengen om advies te vragen. Wanneer het advies wordt uitgebracht om een kind door deskundigen van buiten de school te laten onderzoeken, zullen ouders ook altijd eerst expliciete schriftelijk toestemming moeten verlenen voordat een onderzoek kan worden uitgevoerd. Wanneer externe onderzoekers gegevens opvragen bij de school, levert de school die alleen aan na schriftelijke toestemming van de ouders. 
 
Consequenties van het niet geven van toestemming voor bespreking en/of onderzoek:
Als ouders geen toestemming geven voor bespreking of onderzoek, dan kan de school in bepaalde gevallen niet de juiste ondersteuning of begeleiding bieden. Extra ondersteuning kan niet worden aangevraagd en dus ook niet bekostigd. De school en het samenwerkingsverband kunnen in dat geval geen passende onderwijsplaats bieden. Wanneer de school vindt dat het belang van het kind door gebrek aan medewerking van ouders ernstig wordt geschaad, is zij verplicht hiervan melding te doen bij de Jeugdbescherming. 
 
Gegevens ten behoeve van de inning van de ouderbijdrage
Scholen vragen van ouders een ouderbijdrage voor kosten die buiten de reguliere financiering vallen. Welke kosten dat zijn, vindt u in de schoolgids. Op onze school is dat als volgt geregeld: De penningmeester van de Ouderraad treedt namens de school op als beheerder van deze gelden. Hij/zij is daarmee gehouden aan de wet bescherming persoonsgegevens. De school verstrekt hiertoe groeps-/namenlijsten uit de administratie aan de OR. Omdat de penningmeester de rekening van de ouderbijdrage beheert namens de school, heeft hij/zij inzicht in de betalingen en de rekeningnummers. Deze gegevens mag de penningmeester alleen delen met de directie van de school, die de eindverantwoording heeft over deze financiën. Deze bindende afspraak is opgenomen in het reglement van de OR. Als u niet wilt dat de penningmeester van de OR uw rekeningnummer kent, dan kunt u de ouderbijdrage contant betalen bij de directie. 
 
Gegevens van het kind t.b.v. de overdracht naar een andere school
Als een kind naar een andere school gaat, tussentijds of bij de overgang naar het voortgezet onderwijs, wordt er een onderwijskundig rapport opgemaakt. Hierin staan relevante gegevens in het belang van onderwijs en  begeleiding van het kind en de toetsuitslagen uit het leerlingvolgsysteem en de Eindtoets. Ouders tekenen expliciet voor deze overdracht. Wanneer ouders niet tekenen voor deze overdracht, kan de ontvangende school de inschrijving weigeren. Naast een schriftelijke overdracht van zakelijke gegevens is het gebruikelijk dat er een zgn ‘warme overdracht’ plaatsvindt tussen de leerkrachten, IB-ers of directies van de scholen middels een (telefoon-)gesprek. Hierbij zijn de medewerkers van beide scholen gehouden aan de wet Bescherming Persoonsgegevens. Gevoelige gegevens kunnen zonder toestemming van de ouders slechts doorgegeven worden aan de vertrouwenspersoon van de ontvangende school. 
 
Gegevens op de website van de school
Op de website www.pwa95.nl staat slechts algemene informatie over de school of informatie die ook elders met toestemming openbaar is. Er worden geen namen van kinderen vermeld. Wel staan er foto’s op de site waar kinderen op te zien zijn. Ouders moeten toestemming geven voor publicatie op de site van foto’s waar hun kind duidelijk in het gezicht op te zien is (via de toestemmingsverklaring). 
 
Gegevens (foto’s / filmpjes) delen via Parro
Via de app Parro, die gekoppeld is aan ParnasSys, kunnen leerkrachten en directie op onze school berichten uitwisselen met ouders. Er kunnen ook foto’s van activiteiten gedeeld worden door de leerkracht. Alleen de ouders van de betreffende groep(en) zien deze foto’s. Ouders moeten toestemming geven voor het delen via Parro van foto’s waar hun kind duidelijk in het gezicht op te zien is (toestemmingsverklaring). 
 
Foto’s in bladen / kranten (en bijbehorende websites)
De school zendt soms een persbericht naar plaatselijke media of vakbladen. Hierin worden geen achternamen van kinderen genoemd, tenzij ouders hiervoor toestemming hebben gegeven. Ouders moeten toestemming geven voor het delen met externe media van foto’s waar hun kind duidelijk in het gezicht op te zien is (toestemmingsverklaring). Wanneer journalisten foto’s nemen van bepaalde buitenactiviteiten, en deze publiceren, dan is de school daar niet verantwoordelijk voor. Journalisten hebben geen toegang tot de school en het schoolplein zonder toestemming van de directie. 
 
Foto’s die gemaakt worden door ouders / verzorgers  
Ouders maken zelf vaak ook foto’s van hun kind op school bij binnen- of buitenschoolse activiteiten. Het is niet toegestaan om foto’s of filmpjes waar andere dan de eigen kinderen, en/of medewerkers van de school duidelijk herkenbaar op staan, te verspreiden via sociale media of te plaatsen op het internet, zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen. Hiervoor tekenen alle ouders.